Após um longo período
afastado do blog, venho informar que iremos voltar com pelo menos 1 publicação
por mês.
E para marcar esta volta, iremos comentar sobre um
projeto interessante que conseguimos implantar na empresa em que trabalho.
Projeto de Implantação de uma Biblioteca na Empresa.
1º Fase: Concepção da idea (Plan)
Esta é uma ideia (e desejo) que eu vinha alimentando a
muito tempo por dois grandes motivos: um, é pelo fato de que a leitura deve ser
incentivada em todos os ambientes sociais; e em segundo lugar, a Cultura obtida
através da leitura, de um modo ou outro pode impactar nos resultados do
trabalho dos colaboradores (aumentando satisfação, exercício da leitura e
interpretação de texto, conhecimentos gerais, etc.).
Em um dado momento aqui na empresa, foi identificado que
precisávamos aperfeiçoar nossa CULTURA ORGANIZACIONAL (no sentido amplo),
levando em consideração alguns problemas crônicos existentes na empresa, tais
como: comunicação frágil, falta de aplicação dos procedimentos estabelecidos,
comprometimento com a Qualidade, etc. Sendo assim, estabelecemos um grande
plano de ação, contendo várias áreas de atuação, e uma destas ações, consistia
em implantar uma biblioteca na empresa com a justificativa de incentivar a
leitura e proporcionar o enriquecimento cultural dos colaboradores.
2º Fase: Planejamento (Plan)
Fiquei como responsável por conduzir este projeto e
prontamente elaborei um esboço contendo o plano inicial de como pretendíamos
implantar esta ação.
Feito isso, passamos a documentação da proposta para a
direção e aguardamos o retorno... A DIREÇÃO HAVIA APROVADO O PROJETO (obviamente
cortando alguns custos iniciais, mas nada que comprometesse sua condução).
3º Fase: Ação (Do)
Após a aprovação da direção, encontramos uma pequena
restrição: não tínhamos nenhum livro para nosso acervo e a direção não aprovou
nenhuma verba para este investimento inicial. Para contornar este “pequeno
problema”, montamos uma campanha para doação de livros:
Imagem 01 - Cartaz da campanha de Doação
As primeiras doações vieram rapidamente, logo na primeira
semana, mas logo cessaram. No final do primeiro mês, havíamos recebido uma boa
quantidade de livros didáticos (colégio) e religiosos.
Através de uma parceria com o setor de Recursos Humanos,
entramos em contato com outras empresas e começamos à receber caixas de doações
de diversos tipos de livros. Logo na sequência, nos inscrevemos no Projeto
Sesi Imaginação, onde selecionamos 50 livros da biblioteca do Sesi, para
ficarem disponibilizados na biblioteca da empresa.
Pronto, a partir de agora já havíamos conquistado um bom
número de livros para nosso acervo.
4º Fase: Padronização (Check)
Mesmo após a conquista do acervo, optamos por aguardar um
pouco mais para a inauguração da biblioteca. Sabíamos que o controle da
biblioteca precisaria estar bem alinhado para que os responsáveis (voluntários)
da biblioteca e seus leitores, pudessem aproveitar ao máximo os frutos desta
ação.
O procedimento foi elaborado nos moldes dos procedimentos
da ISO 9001 (posteriormente, após o atingimento da maturidade no processo, pretendemos
formalizá-lo). A proposta do procedimento foi repassada para a direção, que
mais uma vez aprovou. Foi elaborado também, uma planilha de controle de
validade dos empréstimos e uma ficha de cadastro dos colaboradores que
utilizarem o serviço.
5º Fase: Execução (Mãos às “obras”) (Act)
Feito isso, definimos um local, um horário de
funcionamento e um voluntário (no casso, esse que vos fala) para controlar o
acervo e os empréstimos.
Semana que vem, nossa biblioteca estará funcionando, após
4 longos meses desde à concepção do projeto até sua consumação.
Conclusão:
Sabemos que esta não será a solução de todos os problemas
culturais da empresa. Sabemos que no início, poucos colaboradores devem
utilizar este serviço. Sabemos que os resultados não serão colhidos em pouco
tempo. Sabemos também que este é apenas o primeiro passo, de muitos que
deveremos dar em busca do tão sonhado AMADURECIMENTO DA CULTURA ORGANIZACIONAL.
Perceba que podemos fazer uma analogia entre as fases de
implantação com o Ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act).
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