Preparação para Auditoria Interna

"Na auditoria interna, buscamos organizar e limpar nossa casa para recebermos as visitas (Auditoria Externa)"

Esta frase, à princípio, pode parecer sem sentido, porém se pararmos para pensar, ela não deixa de estar certa.

Para termos uma auditoria externa com bons resultados, precisamos realizar uma Auditoria Interna com muita Qualidade.

COMO REALIZAR UMA AUDITORIA INTERNA COM QUALIDADE ?

Eu particularmente, busco seguir uma receita que vem dando certo nas últimas auditorias internas que planejei.

Segue abaixo, o passo-a-passo que eu sigo à cada 6 meses:

1 - PLANEJAMENTO ANTECIPADO: 

Com bastante antecedência nós definimos as semanas em que iremos realizar as auditorias. 

Desde o primeiro semestre do ano passado, nós definimos que seria interessante realizar a Auditoria Interna 2 meses antes da Externa, desta forma temos mais tempo para analisar todas não conformidades, observações e oportunidades de melhoria detectadas.A organização em que trabalho, possui 22 processos auditáveis, desta forma nós sempre reservamos 2 semanas para distribuir estes processos em 10 dias úteis, isso acaba deixando tempo reservado para imprevistos.

2 - FOCO NOS PROCESSOS CRÍTICOS:

Durante a programação, nós buscamos destinar os auditores mais capacitados para os processos que irão passar por Auditoria Externa.

No segundo momento, focamos nos processos mais extensos ou complexos.

3 - QUALIDADE NA COMUNICAÇÃO E DIVULGAÇÃO:

Distribuímos cartazes em toda empresa e enviamos e-mails para todos os colaboradores.

Antes de iniciar a semana de auditoria, realizamos uma reunião com a equipe de auditores, onde definimos o escopo, estratégia e objetivos para a auditoria interna.

4 - ACOMPANHAMENTO DE AUDITORIAS:

Sou o Analista da Qualidade e Auditor Interno, porém no meu caso eu procuro participar do máximo de auditorias possíveis (auditando ou observando), desta forma nos mantemos atualizados com todas as informações do evento.

5 - EXECUÇÃO CORRETA DA PROGRAMAÇÃO:

Orientamos todos os colaboradores que os prazos até podem ser flexibilizados, porém devem estar dentro das semanas programadas para a Auditoria Interna.

Caso haja a necessidade de alterar alguma data, devemos evidenciar este registro no formulário de programação (ou cronograma) da auditoria.

6 - CONTROLE DOS RELATÓRIOS: 

Não adianta concluir todas as auditorias e não possuir nenhum relatório.

O auditor deve entregar o relatório, no máximo, 1 semana após a conclusão da auditoria realizada.

7 - CONTROLE DAS NÃO CONFORMIDADES, OPORTUNIDADES DE MELHORIA E OBSERVAÇÕES:

O SGQ deve possuir um controle com todas as NC's, OM's e OBS's registradas durante o evento. A abertura de Ações Corretivas/Preventivas fica a critério de cada organização, mas tendo este controle, podemos monitorar as análises de todos estes registros (NC, OM e OBS).

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Conforme artigo publicado pela Banas Qualidade, o SGQ deve:

  - Assegurar a sua contínua adequação e sucesso
  - Revelar defeitos, pontos de perigo ou irregularidades
  - Sugerir possíveis melhorias
  - Eliminar o desperdício ou perda
  - Verificar a eficácia da gestão em todos os níveis
  - Certificar de que os objetivos de gestão e métodos são eficazes e podem alcançar o resultado desejado.

Objetivos das Auditorias Internas
O tipo e o conteúdo de qualquer primeira auditoria interna da qualidade, vai variar de acordo com o tamanho e as atividades da organização. O seu objetivo é:

• Identificar pontos de perigo em potencial
• Eliminar o desperdicio
• Verificar que a ação corretiva foi alcançada com sucesso
• Fornecer uma comparação entre os objetivos do SGQ e o que realmente está sendo feito
• Confirmar que tudo está funcionando de forma eficiente
• Identificar a não conformidade com as instruções emitidas anteriormente
• Identificar as deficiências dentro do SGQ
• Recomendar as ações corretivas que poderiam melhorar o sistema


Fonte:
Banas Qualidade